TRABAJO

El Distrito de Parques de Bloomingdale tiene una vacante para Asistente de Oficina. Bajo la dirección del Director de Parques y Planificación, el Asistente de Oficina del Departamento de Parques brinda apoyo administrativo, operativo y de atención al cliente al departamento coordinando las funciones de la oficina, gestionando el alquiler de refugios y campos al aire libre, manteniendo contratos y registros, procesando facturas y cobros, organizando solicitudes de trabajo y apoyando proyectos y eventos del departamento, además de facilitar la comunicación y coordinación entre residentes, proveedores, contratistas y personal del Distrito. El rango salarial por hora es de $21.00 a $24.00 por hora. Ofrecen un buen paquete de beneficios que incluye beneficios médicos, dentales y de la vista, cobertura de seguro de vida, guardería gratuita para niños de 3 años en adelante, tiempo libre remunerado (PTO), participación en el Fondo de Jubilación Municipal de Illinois (IMRF) y más. A continuación se enumeran algunas de las responsabilidades.

• Coordina las operaciones administrativas diarias de la oficina del Departamento de Parques, incluyendo las funciones de correo electrónico, teléfono, correo postal y programación de citas.
• Recibe y responde a las consultas y solicitudes de servicio de los residentes, documenta las inquietudes y coordina con el personal correspondiente para su seguimiento y resolución.
• Facilita la comunicación al recibir, documentar y canalizar las consultas y solicitudes de servicio al personal adecuado para su resolución.
• Mantiene y actualiza los sistemas de calendario y programación de Outlook del Departamento de Parques.
• Organiza y coordina las solicitudes de trabajo del departamento, la programación del mantenimiento y las necesidades de servicio interno.
• Tramita facturas, documentación de facturación y documentación de cuentas por pagar, garantizando la exactitud y el correcto mantenimiento de los registros.
• Utiliza el software Incode y RecTrac para dar soporte a la contabilidad, el registro de actividades recreativas, las reservas de instalaciones y el mantenimiento de registros administrativos.
• Prepara informes y mantiene registros relacionados con las actividades, los gastos y las operaciones del departamento.
• Brinda apoyo en la planificación y coordinación de los programas, proyectos y eventos del Departamento de Parques, incluyendo la asistencia cuando sea necesario.
• Gestiona el alquiler de refugios, pabellones y campos al aire libre en coordinación con el Departamento de Recreación, lo que incluye la tramitación de solicitudes, acuerdos, pagos y la documentación relacionada.
• Coordina el pedido y la entrega de piezas, suministros, equipos, materiales, flores y árboles para apoyar el mantenimiento y el funcionamiento de parques e instalaciones.
• Coordina la compra y entrega de piezas, suministros, equipos y materiales necesarios para las operaciones del Departamento de Parques, incluyendo flores y árboles.
• Se comunica y coordina con proveedores, contratistas y departamentos internos para brindar apoyo a los servicios y proyectos, lo que incluye la gestión de las cuentas de compras departamentales y las cuentas de crédito de los proveedores (por ejemplo, Ace Hardware, Home Depot, Menards).
• Mantiene contratos, acuerdos y permisos, lo que incluye ayudar en la preparación y el desarrollo de acuerdos, así como realizar el seguimiento de las renovaciones y completar las acciones de seguimiento necesarias.