TRABAJO

El municipio de Hinsdale busca un/a especialista en cuentas por cobrar y por pagar para unirse a su equipo. La persona seleccionada será responsable del procesamiento de cuentas por cobrar y cuentas por pagar/órdenes de compra del municipio, brindará apoyo en la atención al público y ofrecerá asistencia administrativa al departamento de finanzas. El rango salarial es de $53,995.82 a $78,510.27.
Algunas responsabilidades son las siguientes:

• Ingresa las órdenes de compra en el sistema contable; revisa la documentación presentada para verificar el cumplimiento de la política de compras del municipio.
• Ingresa órdenes de compra anuales abiertas.
• Revisa las órdenes de compra al final del año, asegurándose de que se liquiden o cierren adecuadamente.
• Recibe facturas de proveedores y departamentos municipales; las compara con las órdenes de compra y requisiciones. Verifica que la información facturada sea numéricamente correcta, se asegura de que el personal cuente con las aprobaciones correspondientes e ingresa los datos en el sistema financiero. Garantiza que todos los documentos adjuntos se carguen al sistema contable.
• Concilia los estados de cuenta de los proveedores y realiza el seguimiento de las facturas pendientes.
• Tramita las solicitudes de reembolso de fianzas, depósitos y pagos en exceso.
• Responde a las consultas relacionadas con compras/facturas de los empleados del municipio y la biblioteca, proveedores y el público.
• Realiza una serie de comprobaciones para asegurar que la lista de facturas sea precisa.
  Prepara la orden judicial para su aprobación por la Junta Municipal (generalmente dos veces al mes). Cierra la lista de facturas tras su aprobación.
• Envía cheques por correo junto con las remesas.
• Concilia mensualmente los extractos de las tarjetas de crédito, asegurándose de que se hayan presentado todos los recibos.
• Realiza comprobaciones manuales según sea necesario.
• Mantiene los registros de proveedores e ingresa nuevos proveedores en el sistema de cuentas por pagar; actualiza la información de los proveedores, incluyendo ACH y W-9.
• Prepara y presenta la información fiscal anual 1099 según lo requerido.
• Prepara el cierre de cuentas por pagar de fin de año para la auditoría.
• Colabora en la preparación del Informe Anual del Tesorero.
• Recopila datos y prepara informes en respuesta a solicitudes de la Ley de Libertad de Información (FOIA).